Logística – Para empresas que trabalham com material em estoque

Como aumentar a lucratividade?

Nos nossos negócios uma das grandes dificuldades é a mão de obra, ainda mais sendo especializada. Encontrar bons funcionários – motivados, comprometidos e bem treinados – tem sido desde sempre motivo de queixas para qualquer empresário. Ao se contratar um novato quanto tempo se sentirá seguro até que ele possa se apresentar no balcão e fazer uma venda segura? Ainda não é este o assunto do título, mas a uma boa parte da solução disso pode estar na logística.

Uma das reclamações constantes por parte dos clientes é a demora no atendimento, alguns ironicamente dizem se sentir invisíveis. O balconista ocupado não diz “já te atendo” ou “um minutinho, por favor”, simplesmente some para o fundo da loja para separar pedidos e os clientes se amontoam no balcão, todos preocupados se serão atendidos na seqüência de chegada. E como saber em que seqüência se chegou? Basta isso para a ansiedade tomar conta e se tornar agressividade, pois sempre há um espertinho querendo tirar vantagem do caos e ser atendido na frente. É claro que você pode adotar soluções como senhas, ou auxiliares que separam os pedidos no estoque para manter os vendedores “colados” no balcão. Para isso a armazenagem pode ser, também, parte da solução desta questão. Calma! Já vou chegar lá.

Muitas empresas também sofrem com a falta de espaço e o espaço custa caro. Nas instalações das prateleiras os maiores custos estão nas bandejas (onde se apóiam os produtos), quantas vezes você tem bandejas de 40 centímetros de profundidade e armazena material pequeno deixando metade, ou mais, da bandeja ociosa? Em outros casos a altura de uma bandeja para outra é de 40 centímetros e o material armazenado é de 15 centímetros, ficando espaço vazio entre uma bandeja e outra.

Um cálculo simples:

Em seu negócio você fatura R$ 100.000 mensais num espaço de 100 metros quadrados, dividindo apura-se R$ 1000 por metro, ou seja, cada metro é responsável por 1000 de faturamento. Será que há muita coisa que há muita coisa que há tempos não circula? Já estimou quanto pode estar custando todos os espaços ociosos nas bandejas? Está bem o calculo não é preciso, mas quantas linhas novas você deixa de colocar na sua loja por falta de espaço?

Como organizamos nossos estoques?

É comum organizarmos por “famílias”, que podem ser por assuntos: ferragens, miudezas, peças elétricas… Ou podem ser agrupadas por fabricante, enfim, armazenado desta forma parece fácil para ser encontrado pelos vendedores e conseqüentemente fácil de ser guardado pelo pessoal do estoque. Já que também estão organizados por ordem numérica. Será?

Em várias pesquisas aponta-se que num negócio de 10000 itens apenas 20% são responsáveis por 80% do faturamento. Alguns negócios 10% respondem pelos 80% do faturamento. Boa parte circula de dois a quatro meses e outro tanto vai longe… A proposta é de se ter de tudo, afinal, a falta de um produto muitas vezes impede a venda de toda a lista que o cliente trouxe. Mas, talvez você não saiba e pior, nem queira saber que há mercadoria que há anos está encalhada consumindo parte daquele custo que você calculou acima.

Um cálculo prático para saber sobre o giro do estoque.

Algumas mercadorias podem ser medidas a sua circulação pelo IPA (índice de poeira acumulada). Isto é assustador. Porque a mercadoria teve um custo na sua compra, e há tempos gera um custo por estar ocupando o espaço que poderia servir para novos lançamentos. Neste momento, sem querer ofender, estas mercadorias podem ser apenas entulho. Passe o dedo sobre o produto em questão, esta poeira acumulada é resultado de meses (ou anos) de repouso absoluto, isso dói.

Sobre os novos lançamentos:

Na arrumação das “famílias” você pode ter organizado por ordem numérica pelos códigos dos fabricantes: produto 100, 200, 300… Mas, a fábrica lança três novos produtos com códigos intermediários o 150, 250 e 280. Pronto! Tem que refazer toda locação, que traduzindo significa horas de um funcionário, material… Ou arranja-se um lugarzinho lá em cima onde é difícil de alcançar e está vazio justamente porque ninguém quer subir lá. Está montada a nova confusão, a mercadoria nova é de grande giro e o espaço para ela é péssimo. Seu funcionário pode dizer “não tem” só porque não quer subir até lá.

Não se desespere… Ainda! Na verdade para cada uma destas questões tem uma solução e ela pode ser até bastante simples. A maior das dificuldades será abandonar os velhos hábitos e crenças e se abrir ao novo. E isso vem de encontro a “mudança” que sempre desejamos e que não ocorre porque nós mesmos nos negamos a mudar. Ah! Antes que você comece a colocar empecilhos e passe a ter tremedeira imaginando que o que vou propor é revirar todo seu estoque, vamos acompanhar o raciocínio: Se você pintasse as solas dos sapatos de seus vendedores, por onde estariam estas marcas no final do dia? Próximos do balcão? Que é aonde você e seu cliente quer ou distribuídos por toda a loja? Vamos nos lembrar que apenas 20% do estoque corresponde pelo faturamento de 80% do seu negócio. A grande sacada pode ser o armazenamento por endereçamento.

Em primeiro lugar vamos usar seu sistema de gerenciamento do seu negócio para classificar quais são as peças de grande, as de média e de baixa rotatividade. Nesta classificação poderão ocorrer boas e inusitadas surpresas, na seqüência eu explico. Vamos classificar assim peças A de giro rápido, B de médio e C de giro demorado. Sendo assim, vamos tomar, por exemplo, uma autopeça. Digamos que a lanterna do pálio, o amortecedor do fiesta, o rolamento da roda do gol, a bomba de combustível do corsa e o filtro de ar do celta sejam as peças que encabecem a lista do giro de estoque.

Recapitulando: O estoque está arrumado por famílias, lanternas com lanternas, amortecedores com amortecedores… E a arrumação agora será por endereçamento. Classificaremos as peças de maior giro e depois as separaremos por ordem de tamanho. A impressão que se terá é que você bagunçará o estoque, mas o que de fato irá acontecer é que você deixará mais próximo do balcão aqueles 20% que movimentam a grande parte do seu faturamento. As conseqüências são: Maior agilidade e rapidez no atendimento, os funcionários ainda que desconheçam de peças encontrarão com facilidade o que procuram. O custo e o tempo de treinamento diminuirão sensivelmente.

O que é o endereçamento? Por exemplo: Eu tenho uma entrega a fazer ao Sr. Celso, ele mora em Minas Gerais (eu nunca estive lá), na cidade de Varginha (só conheci pelo ET), na avenida Brasil no. 1300, apartamento 114. Será que você encontra este Sr.Celso que você não conhece? Creio que sim.
No nosso negócio será assim: Corredores numerados serão ruas, cada estante / prateleira terá seu número (no corredor, – rua – opte por um lado par e outro impar), cada bandeja e cada caçapa também terá seu número. O endereço ficará assim: 03 – 02 – 05 – 6. Que equivalerá à rua 03, estante (do lado par) no.02, bandeja 05 na caçapa 06.

As peças estarão classificadas por tamanho, portanto, um rolamento poderá ficar ao lado de uma lâmpada e de uma lanterna de pisca. Um filtro de ar pode estar junto a uma calota ou de um amortecedor. Quais as vantagens? Se passar novamente a tinta nas solas dos sapatos de seus vendedores verificará que elas se concentrarão mais próximas ao balcão, o cliente será atendido muito prontamente e sendo surpreendido pela agilidade, não é isso que queremos? O arrumador que acabou de entrar em sua empresa poderá facilmente guardar as mercadorias pelo endereço. No próprio programa que gerencia sua loja, ao fazer a compra da mercadoria ele tem especificado o endereço da peça.

As surpresas com o estudo das peças é que você poderá descobrir que algumas miudezas giram muito e que elas lhe dão uma margem bastante alta. Poderá descobrir que, por serem, miudezas você não atenta tanto para elas e volta e meia faltam. Por exemplo: para a instalação de um kit (peça principal, que o cliente cota e a margem é reduzida) utiliza-se 30 grampos (miudeza que parece sem importância e que tem uma margem gorda). Você poderá se surpreender com a lucratividade que trazem os grampos e não com o kit.

Outra surpresa é que podemos mudar nossa forma de comprar. Em vez de comprar um estoque para 15, 20 ou 30 dias, que é uma forma de estimar o que se venderá neste futuro próximo, invariavelmente, serão também mais algumas peças que acumularão poeira. Além de ser uma compra que requer um investimento grande, podemos diminuir o período de compra destes 20% em questão para intervalos menores, a margem de erro, o custo da compra, falta de produtos diminuem sensivelmente.

Ficaram para trás as soluções para ocupar melhor o espaço. Existem alguns Box* (caixas de papelão) que encaixam e travam entre si e sustentam peso. Na verdade elas funcionam melhor do que aquelas caixinhas plásticas tipo marfinite, que quando são empilhadas as aberturas impedem a passagem da mão e o espaço para colocar a etiqueta é muito pequeno. Os Box existem em vários tamanhos, altura e profundidade que permitirá empilhar na mesma bandeja até seis unidades. Numa conta rápida você verificará que poderá ocupar uma prateleira com 2, 3 ou mais vezes o número de peças estocadas.

Como fazer?

Agora vou ter que mover todo o meu estoque? Não necessariamente. Comece por uma prateleira de 1 metro de largura, neste espaço armazene 30 a 40 itens de alto giro (não esqueça de classificar também por tamanho), basta isto para que se perceba a diferença na agilidade. Só isso já servirá para “inspirar” toda equipe a ir reorganizando o estoque. Nada substitui uma boa conversa e colocar todos a par de qual é o objetivo.

Há também alguns “benefícios” inesperados. Primeiro – é também separar produtos do mesmo fabricante que tem embalagens da mesma cor e tamanho, facilitando a mistura entre eles, apesar da conferência do pacote. Segundo – sinistros. Neste caso alguns produtos da marca “tal” ou determinados produtos valiosos e agrupados todos num mesmo local fica mais fácil para o marginal.
Toda esta estratégia que tracei não é algo fictício, visitei algumas empresas que trabalham atualmente com este sistema. Falei com motoristas, arrumadores, vendedores e TODOS estavam satisfeitos com o novo sistema. Vale a pena pensar a respeito.

Vamos sacudir a poeira?

(*) Estas caixas são encontradas aqui: www.brasemba.com.br para uma melhor negociação diga que foi indicado pela SAMA Distribuidora de Autopeças. Estes Box existem em diversos tamanhos, alturas e profundidade, vale a pena a visita de um vendedor para demonstração.

Por Vinícius Moura